Анастасия Тетерук /

Готовиться к летнему отдыху мы любим заранее, еще до заявления на отпуск: зимой начинаем мониторить горящие туры на лето, спрашивать у знакомых, что привезти домой, ну и составлять «план В» (выбирать места для отдыха в своей стране, если не дай бог что-то сорвется).

Уходить в отпуск нужно не только с купленными билетами и хорошим настроением, но и с завершенными делами по работе. Иначе вас ждут бесконечные звонки от коллег и начальства с просьбами «быстренько прислать документы на почту, только уточнить у клиентов пару моментов, сверить цифры в отчете» и прочие бесчисленные пятиминутные разговорчики о работе.

Согласитесь: одна только мысль, что придется лежать у моря в обнимку с ноутбуком и телефоном, омрачает отпуск.

Давайте разберемся, какие барьеры мешают нам закончить рабочие дела:

  • Неумение говорить «нет». Это касается как личных, так и служебных просьб от коллег. Вы берете на себя то, за что не следует браться и за что не несете ответственность. Да и интереса личного у вас в этом нет. Просто неудобно отказать или страшно: «А вдруг начальник разозлится накануне отпуска…».
  • Неумение делегировать. Кстати, это беда многих руководителей. Ведь кто сделает лучше и оперативнее работу задачу, чем они. По итогу все наоборот: вы зашиваетесь в делах, в дедлайны не успеваете, да и качество работы хромает.
  • Неправильная расстановка приоритетов. Все просто: важным делам вы уделяете меньше времени и отодвигаете их выполнение. А менее важным задачам посвящаете большую долю рабочего дня.
  • Лень. Самая частая причина. Думаю, что в пояснении она не нуждается.
  • Прокрастинация. «Сделаю через час, два часа, день. До отпуска еще 2 недели — успею». Знакома ситуация? Вот это откладывание на потом и заканчивается поездкой в отпуск с ноутбуком.
  • Офисные привычки-ритуалы. Это перекуры, внеочередные чаепития, обсуждение новостей с коллегами и прочие привычные активности. Поглощают они много времени, а толку от них никакого. Во время подготовки к отпуску откажитесь от кофейных пятиминуток, если хотите все успеть.
  • Социальные сети. Это обязательный ритуал современного человека. Проверить почту раз в час, написать в messenger парочке знакомым, а то все некогда позвонить, пролистать ленту новостей. Отвлекает еще больше, чем офисные ритуалы. Удалите все вкладки и введите жесткий таймер, хотя бы во время подготовки к отдыху.

Как заставить себя все доделать?

Визуализация — один из работающих инструментов для достижения целей. Мечту об отпуске тоже можно на мгновение материализовать благодаря визуализации. Желание все быстрее успеть усилится, если ежедневно вы будете на уровне ощущений и эмоций чувствовать, что вас ждет.

Визуализация проста в использовании. Берете ватман/флипчарт и прикрепляете картинки с того места, куда отправитесь в отпуск: фото моря или озера, пляжа, фруктовых садов, гор и других красот природы. Приклейте картинки с достопримечательностями страны или городов, которые предстоит посетить, блюда которые хотите попробовать. Позаботьтесь и о развлечениях, покупках: какие сувениры и подарки вы с собой привезете. Важно, чтобы доска или ватман были полностью заполнены. Главное условие — ваша визуализация должна быть на виду, чтобы вы смотрели на нее, прикасались к картинкам. В дополнение можно скачать аудио с шумом моря, пением птиц. Только не переборщите! Вы же ее создавали как стимул, чтобы быстрее закончить работу и погрузиться в отдых, а не для того, чтобы смотреть на доску часами, мечтать и ничего не делать.

Как все успеть?

Чтобы завершить все дела вовремя, недостаточно одного желания и визуализации. Можно хотеть сколь угодно, но без конкретных действий, а иногда и жесткой самодисциплины, ничего не выйдет.

Предлагаю простой набор техник, которые помогут легко и вовремя завершить дела.

  1. Матрица Эйзенхауэра

Простая и в то же время полезная техника, особенно если вы утопаете в потоке задач.

Дела разделяются на группы по срочности и важности:

А — Срочное и важное дело

В — Не срочное, но важное дело

С — Срочное, но не важное дело

D — Не срочное и не важное дело

Распишите все свои рабочие дела, согласно этой схеме. Так вы их упорядочите и будете иметь готовый план решения.

  1. Метод АВС

ABC-анализ позволяет распределить время между всеми делами.

Выпишите сразу все задания на бумагу и распределите их по важности, обозначая буквами А, В и С.

А — наиболее важные дела, которые выполнить можете только вы, и никто другой. За выполнения этих задач именно вы несете ответственность. Поэтому в первую очередь успейте решить «А задачи» до отпуска, не скупитесь на время для них (это, например, месячный отчет по количеству закрытых сделок).

В — важные дела, которые можно поручить другим (подчиненным или коллегам), а можно сделать и самостоятельно, если останется время. Задачи группы В, требующие немного времени, вы можете вполне осилить. Две-три задачи вы можете распределить между подчиненными или попросить коллег. Только вы должны быть уверены, что задания посильны и понятны коллегам (например, созвониться с поставщиком и узнать дату поставки).

С — наименее важные задачи, которые просто необходимо поручить подчиненным, если вы руководитель, или компетентным коллегам. Обычно это мелкие и рутинные дела, съедающие много времени (например, вбивание цифр или номера телефонов в таблицу Excel).

  1. Метод «Съесть лягушку»

Лягушка — это самая нелюбимая рабочая задача (обычно это однообразные и рутинные действия, требующие много времени). Лучше всего ее выполнить первой. Остальные рабочие дела после выполнения нелюбимой задачи, покажутся не таким страшными. А наоборот — легкими и быстровыполнимыми.

  1. Метод «Салями»

Легко ли съесть за раз палку колбасы? При этом не используя ножа, а лишь грубо откусывая мясо зубами? Теоретически это возможно, только последствия могут быть не самые приятные. Цивилизованнее отрезать колбасу ножом по маленькому кусочку.

Аналогично нужно поступать и со всеми сложными, требующими времени рабочими задачами: разделить их на маленькие части и выполнять по одной каждый день.

Можно использовать разные техники тайм-менеджмента (литературы на эту тему полно). Их преимущество в том, что дела вы упорядочиваете в соответствии с хронометражом и уровнем важности. Так удается избежать хаоса и страха не уложиться в дедлайны.

Тем не менее строгая самодисциплина — самый мощный стимул к завершению дел. Дисциплинируйте себя, убирайте поглотителей времени и визуализируйте предстоящий отпуск.

Статья подготовлена психологом, специалистом по подбору и развитию персонала Анастасией Тетерук:

«Если вы не можете справиться с проблемными ситуациями на работе, не знаете, как вести себя с начальством или коллективом, не умеете эффективно организовать свой рабочий день, пишите по адресу lina@tutby.com. Я обязательно поделюсь своими рекомендациями и как психолог, и как специалист по персоналу».

-50%
-10%
-25%
-20%
-10%
-20%
-65%
-50%
-25%
-10%
-30%
-50%