Подпишитесь на нашу ежедневную рассылку с новыми материалами

Вкус жизни


Что еще делать летом, как не писать письма? Из поездок, командировок, путешествий. Лето как-то особенно располагает в эпистолярному жанру. И пока Ваши друзья и родные тренируются в отправке пачек отпускных селфи и заморских видов, Вы можете прокачать более ценный навык — написание деловых писем.

Задумайтесь! Мы тратим 13 часов в неделю, или 28% рабочего времени, на общение по электронной почте! У некоторых на еду столько времени нет. И это можно и нужно исправлять.

О чем мечтает, каждый, кто начал писать письмо:

  1. чтобы ваше письмо прочли начала и до конца.
  2. на 1 письмо уходило в 2 раза меньше времени.
  3. получать ответ на КАЖДОЕ свое письмо.
  4. избавиться от мук письменного отказа и перестать бояться письменных претензий.
  5. перестать откладывать ответы на письма, потому что пискать правильные формулировки тяжелее, чем разгружать вагоны.

Узнаваемо? Вот и для нас знакомо. Поэтому «Ключевые события» нашли эксперта, который «съел не одну собаку» по теме деловой переписки — это Саша Карепина.

Автор ТРЕХ бизнес-бестселлеров. А с этого лета автор еще и 4-й книги по этой же теме — «Дело ясное».

Саша уже больше 10 лет консультирует и работает с текстами в России и за рубежом. Ей доверили свою деловую переписку такие компании, как Билайн, МТС, Яндекс, Audi, Сбербанк, ВТБ, Kasperski, Mail.ru, Мегафон. И это далеко не полный перечень.

30 июня впервые в Минске Саша проведет мастер-класс «Деловые письма, которых ждут».

В рамках мастер-класса выступит Дмитрий Филатов IT Outsourcing Vendor Manager СООО «ГеймСтрим» минского центра разработки Wargaming с темой «Как коммуницировать с крупными компаниями, чтобы вам отвечали».

В преддверии мероприятия, Саша поделилась списком «Не надо!» и списком «Всегда да!», для того, чтобы вы могли писать совершенные деловые письма.

6 «не надо», от которых вы должны избавиться в своих письмах.

1. Дайте динозаврам умереть!

«Настоящим информируем вас, что ваш запрос является на рассмотрении…» Каждый из нас получал подобных текстовых «динозавров». За таким текстом живо слышишь, как стучат клавиши самой древней печатной машинки, а за окном — дребезжит по мостовой лошадиная повозка.

Избегайте формальности в письмах.

2. Тем, кому за 30.

Посчитайте количество подлежащих и сказуемых в одном предложении и разделите на общее число слов в тексте.

Если в ответе 30% и менее — получатель станет продираться через ваше письмо, как через непроходимые джунгли.

Поэкспериментируйте, проредите свои письменные леса.

 

3. Малыш, хочешь, я расскажу тебе сказку?

Случалось вам перечитывать полученные письма по нескольку раз, в отчаянной попытке поймать их суть? Уверены, случалось. От неопытности, недостаточного профессионализма, эмоций — у многих людей включается хромоногий графоман. Они начинают «тараторить», заваливать письмо кучей деталей и подробностей в надежде, что это придаст вес содержанию.

«30 июня Иванов пришел на мероприятие позже остальных, поэтому Петров не смог найти себе места. Просим вас установить часы в холле».

Берегите своего адресата. Пишите о самом важном.

4. Утром деньги, вечером стулья.

С чего вы начинаете свои письма?

«Здравствуйте, меня зовут Мария. Я руководитель направления по поиску решений… компании ХХХ, которая занимается…».

Да, конечно же, важно, чтобы получатель вашего письма узнал, кто вы. Но ему это абсолютно не интересно до тех пор, пока вы не заинтересуете его сутью свеого предложения. Хотя… если вы королева Англии — можете начинать с представления. И все же. Постарайтесь его максимально облегчить. Лучше замените формулировку «Здравствуйте, меня зовут…» на «Я — Мария из компании ХХХ» и тут же переходите к сути предложения.

5. Кто виноват? и Что делать?

Письмо должно побуждать читателя к конкретным действиям.

Он точно должен знать, что ему нужно сделать, чтобы получить ваше предложение.

 

6. Запасы на зиму.

Этим принципом в письмах руководствуются многие. Как будто опасаются, что это последнее письмо, которые им удастся вручить адресату. И поэтому предлагают сразу все, чем богаты. Современный человек, измучанный нарзаном информационного потока боится больших текстов. «Многобукв», — говорит получатель, и даже не приступает к письму или тексту. Отправляйте своим клиентам и партнерам — легкие салаты, или единичные деликатесы. Минимум информации — максимально близко к цели. И тогда у них не будет шанса не отведать ваше предложение.

«Всегда да», которые сделают ваши письма желанными.

1. Три орешка для Золушки

Прежде чем начать деловое письмо ответьте себе на три вопроса:

  • Чего я хочу добиться этим письмом?
  • Каким меня должен представить получатель?
  • Что получатель письма должен сделать после прочтения письма?

2. Любовь с первого взгляда.

Самая частая ошибка, которую совершают практически все компании — приходить к сути своего предложения лишь в самом конце письма. У многих руководителей даже выработалась привычка начинать читать письма с конца.

На самом деле запоминается первая и последняя фраза. Поэтому начинайте свое деловое письмо с того, что человек обязательно должен запомнить. Помните. Иногда первая строка — это вообще все, что прочтет ваш получатель. Сделайте так, чтобы он вас запомнил.

3. Царь. Очень приятно. Царь.

Буквы не пахнут? Не тут-то было. По вашему тексту можно с большой вероятностью «прочитать» пишете вы письмо на коленке, или в коворкнинговом гвалте, или в любимом кресле в своем загородном доме. Управляйте впечатлением читающего. Продумайте, кем вы хотите предстать в глазах клиента, партнера, подрядчика. Настройтесь. И покажите себя через ритмичность, структуру, эпитеты.

4. Магия числа 7

Общеизвестный факт: человек не может хранить больше 5−9 блоков информации одновременно. Если большой текст неизбежен — в конце резюмируйте. Не более, чем 5−7 пунктами, которые обязательно должны дать ответы вопросы:

  • Какова его выгода?
  • Почему он должен сотрудничать именно с вами?
  • Почему сейчас?
  • Что он должен сделать после прочтения письма?

«Заточить свое перо» и писать деловые письма так, чтобы всегда получать желаемый результат — вы сможете 30 июня на мастер-классе Саши Карепиной «Деловые письма, которых ждут».

Регистрируйтесь на сайте мастер-класса или по телефону +375 29 655−25−23.

Нужные услуги в нужный момент
-10%
-40%
-30%
-20%
-25%
-20%
-50%
-20%