Делай тело
Вкус жизни
Отношения
Стиль
Карьера
Звезды
Вдохновение
Еда
Анонсы

Леди Босс
Наши за границей
Моя жизнь
Мех дня
СуперМама
Советы адвоката

Тесты
Сонник
Гадание онлайн
реклама
реклама
реклама

Общее


У вас в компании намечается корпоратив. Возможно, для  его организации вы решили обратиться в ивент-агентство. Сотрудники этого агентства возьмут все на себя, а вам останется лишь оплатить их услуги. Но…

Если вы решили действовать именно по такому сценарию, то все равно придется обратить внимание на кое-какие мелочи. От этих мелочей  зависит, насколько все будет идти по плану. Потому что ивент-агенство следит за организацией праздника, а вы в это время должны следить за действиями самого агентства. Нет, конечно, там работают профессионалы, они знают, как устроить праздник, но и вы обязаны знать некоторые тонкости…

Перед началом  сотрудничества обязательно заключите договор с ивент-компанией. В документе должны быть изложены обязанности агентства, указаны место, дата, бюджет праздника. Подобный договор будет гарантировать защиту ваших прав в любой ситуации. А еще поинтересуйтесь, все ли документы (лицензии, сертификатов, разрешений) в порядке. Особое внимание уделите такому документу: страховка организации общепита.

В договоре укажите фиксированную сумму. Тогда вам нестрашны колебания курсов валют. Кстати, сумма может зависеть от того, в какой день будет проходить мероприятие. Канун праздников? Период выпускных? Цена может повыситься в два раза.

Агентство в процессе подготовки праздника должно показывать вам список всех затрат на торжество, и отдельно – список своих услуг, за которые вы должны заплатить. Так вы не будете сомневаться в честности ивент-компании. Показатель качественного обслуживания в ивент-компаниях – это постоянное общение ивент-менеджера с клиентом. И чем ближе праздник, тем активнее ивент-менеджер должен информировать вас о ходе подготовки и предоставлять отчеты о затратах.

Сравнивайте ивент-компании по стоимости их услуг. Сами понимаете, достойный корпоратив не может быть дешевым. Вам предлагают банкет за 10 у.е. на человека в самом дорогом ресторане города? Это предложение должно вызвать сомнения. Если вы хотите, чтобы гости были сытыми и довольными, придется раскошелиться.

Украшение зала. В первую очередь оформите сцену, место возле сцены и вход. Если вы решите разместить баннер на сцене, продумайте, как он будет крепиться. Скотч не лучшее средство прикрепить большой баннер.

Если вы планируете украшение зала цветами, то выбирайте те растения, что долго будут выглядеть свежими. Обратите внимание на розы, герберы, хризантемы. Эти цветы считаются самыми «стойкими». А вот, например, анютины глазки и тюльпаны поникнут уже через пять часов праздника. Если тематика торжества позволяет, то лучше всего использовать растения в горшках или хвойные ветки.

Время аренды площадки включает и то время, которое надо потратить на украшение. Поэтому  определитесь, на сколько часов вы будете арендовать площадку. Накануне монтажа площадки, отправьте туда список приглашенных. И составьте список вещей, предоставляемых вами для праздника. Когда праздник закончится, по этому списку можно будет собрать все вещи.

Важно! Позаботьтесь о том, чтобы на каждом столе стояли угощения в одинаковом количестве. Не допускайте, чтобы на каком-то одном столе был определенный деликатес, а на другом – нет. Иначе будет толкучка.

Развлекательная программа. Прежде чем заказать звуковую аппаратуру, пригласите специалиста осмотреть зал, чтобы подобрать подходящее оборудование.

Для певца и ведущего нужны разные микрофоны. Так как певец настраивает микрофон для себя, и все настройки сохраняются на пульте звукорежиссера.

Если вы знаете музыкальные предпочтения гостей, вам  известны даже определенные композиции, полюбившиеся кому-то из приглашенных, то обязательно составьте список этих песен и отдайте ди-джею. Презентационный фильм запишите на двух дисках.

Обговорите с  организатором все правила безопасности, касающиеся светового и звукового оформления праздника.

Встретьтесь с  ведущим. Это важно. Одних рекомендаций недостаточно.

Корпоративное кино. Для каких зрителей предназначен фильм, и зачем он вообще нужен? Фильм станет презентацией компании? Или он будет просмотрен в узком кругу сотрудников?

Спецэффекты. Если вы решили устроить на празднике представление с дым-машиной, то позаботьтесь о том, чтобы противопожарная сигнализация была отключена. Иначе гостям придется надеть купальники.

Арендуя бензогенератор, узнайте, входит ли в аренду топливо.

Позаботьтесь о гримерке для артистов.

Доставка  гостей. Люди должны знать, как добраться до места праздника. Поэтому не мешало бы сделать красивую карту проезда и распечатать ее для каждого. Назначьте ответственного. Он будет встречать гостей и обеспечивать их путь до места мероприятия. Если заказывайте 2 автобуса, то один должен приехать чуть позже. Чтобы подождать опаздывающих.

Привлечь  гостей на мероприятие могут бонусы и бесплатные услуги вашей компании. Только бонусы должны соответствовать статусу гостей, их возрасту.

Привлечение спонсоров. Спонсор хочет знать, какую выгоду он получит от финансирования вашего торжества. Так вот и расскажите ему, какие важные гости приглашены, как и сколько раз будет упоминаться мероприятие в СМИ, какие рекламные возможности появятся у спонсора. 

Промо-акции. Пусть у вас будут «запасные» промоутеры. А то может случиться так, что кому-то нужно уехать, кто-то плохо себя чувствует, а кто-то сдает зачеты в институте.

Тимбилдинг. Если вы планируете игры, конкурсы на воздухе, следует предусмотреть «голодный вопрос». Грубо говоря, угощений должно быть 1,2 килограмма на гостя. Если учесть, что мероприятие на свежем воздухе, а игры активные, то норму можно увеличить до 1,7 килограмма.

Важные  советы.

1. Если устраивайте масштабное мероприятие, на котором будет не менее трехсот человек, внесите в бюджет праздника расходы на машину «неотложки».

2. VIP-персона. Если гость прибудет на мероприятие с охраной, то позвольте охранникам заранее осмотреть сцену и зал.

3. Пригласите своего фотографа, если планируете, что мероприятие будет освещено в СМИ. Ваш фотограф сделает такие снимки, как вам надо.

И еще, из штата своих сотрудников назначьте ответственного за корпоратив. Он будет просто наблюдать за подготовкой праздника. Только выбирайте обязательно наблюдательного, даже щепетильного сотрудника.

Удачи!